Dit is een jaarlijks terugkerende vraag en in de dagelijkse praktijk bestaat daar nog steeds veel onduidelijkheid over.
De bewaarplicht ten behoeve van de Belastingdienst is wettelijk geregeld en staat in artikel 52 lid 4 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. In dit artikel is bepaald dat de bewaarplicht 7 jaren bedraagt.
In artikel 20 van Besluit Fiscaal Bestuursrecht (van 2017) staat meer gespecificeerd “wat” nu precies moet worden bewaard; het is altijd verstandig om dit artikel eens goed door te nemen.
Maar er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen, denk bijvoorbeeld aan de Wet op de omzetbelasting 1968, waar de bewaarplicht is voor bijvoorbeeld
– bepaalde onroerende zaken: 9 jaren na het jaar van aanschaf
– bepaalde telecommunicatiediensten: 10 jaren na afloop van het desbetreffende jaar.
Belangrijk is ook dat het wettelijke bewaartermijnen betreft; dat houdt zeker niet in dat het altijd verstandig is om na verloop van die termijnen alle administratie, contracten, polissen, et cetera weg te doen. Het kan immers gebeuren dat je in een (gerechtelijke) procedure belandt met bijvoorbeeld de Belastingdienst; denk aan navorderingsaanslagen voor oude jaren.
Soms zul je in zo’n procedure iets moeten aantonen/bewijzen en je kunt je dan niet verschuilen met het argument dat je die bescheiden niet meer hebt omdat die bescheiden 8 jaar oud waren en je ze hebt vernietigd. De Hoge Raad is daar duidelijk over geweest.
Mijn conclusie is dan ook dat je in het algemeen na verloop van 7 jaren je administratie, et cetera niet meer hoeft te bewaren. Maar zoals altijd zijn er wel een aantal uitzonderingen en die moet je ook in de gaten houden.