Het komt meer dan regelmatig voor dat een werkgever aan zijn werknemer voor het gebruik van de (personen)auto van de zaak een eigen financiële bijdrage vraagt.
Die bijdrage kan bestaan uit een vast maandelijks bedrag, maar ook incidenteel voor het privégebruik tijdens bijvoorbeeld vakantieperiodes.
Een vaste bijdrage voor het privégebruik van de auto kan in aftrek worden gebracht op de fiscale bijtelling (het zogenoemde autokostenforfait). Het is wel essentieel dat tussen werkgever en werknemer is afgesproken dat de financiële bijdrage van de werknemer toeziet op diens privégebruik van de auto.
Het komt ook voor dat de werknemer tijdens diens verblijf in het buitenland (vaak betreft het dan een vakantie) bepaalde kosten betaalt. De vraag is dan of en welke kosten in mindering kunnen worden gebracht op de bijtelling?
De Belastingdienst heeft recentelijk aangegeven wanneer deze betalingen de bijtelling wegens privégebruik verminderen.
Allereerst kunnen het de volgende kosten betreffen:
- Brandstof (inclusief elektriciteit)
- Tolheffingen
- Onderhoud, zoals bijvoorbeeld de wasstraat
- Parkeerkosten
- Kosten van reparatie en eventuele overige onderhoud.
De hiervoor bedoelde kostenbetalingen kunnen in mindering op de bijtelling worden gebracht als:
- De werknemer vooraf (!) met de werkgever heeft afgesproken dat hij de betalingen zal doen voor of namens de werkgever; het zijn dan immers zogenoemde intermediaire kosten
- De werknemer declareert vervolgens, zoals tevoren afgesproken, de gedane betalingen bij de werkgever
- De werkgever vergoedt de gedeclareerde betalingen niet *) en
- De werkgever verwerkt de door de werknemer betaalde kosten in de salarisadministratie als eigen bijdrage wegens privégebruik van de auto.
Als aan al het vorenstaande is voldaan, kan de werknemer de betaalde kosten in mindering brengen op zijn (of haar) fiscale bijtelling wegens privégebruik van de auto.
*) Met niet-vergoeden wordt bedoeld dat de werknemer uiteindelijk de desbetreffende kosten wel degelijk zelf heeft betaald. Dat kan dus ook inhouden dat de werkgever de gedeclareerde bedragen wel degelijk “betaalt” (dus als zodanig vermeldt op de salarisspecificatie), maar vervolgens direct inhoudt (op diezelfde salarisspecificatie) als eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto; per saldo ontvangt de werknemer geen vergoeding in geld.