Als belastingadviseur heb ik regelmatig besprekingen met en bij de klant. Het is dan prettig en gemakkelijk dat ik op/via mijn laptop altijd kan beschikken over de relevante informatie van de desbetreffende klant. Mijn laptop is softwarematig zo ingericht dat hij alle informatie, welke staat op mijn server, automatisch synchroniseert. Het is overigens wel eenrichtingsverkeer: ik kan via mijn laptop niet de informatie op de server muteren. Dit hebben we zo ingericht om te voorkomen dat bij eventueel verlies of diefstal van de laptop de klantgegevens op de server kunnen worden gemuteerd of verwijderd.
Maar ondanks het gegeven dat via de laptop de klantgegevens op de server niet kunnen worden gemuteerd, bestaat bij verlies of diefstal van de laptop nog steeds de mogelijkheid dat “onverlaten”
- Bij het openen van de laptop het ingestelde wachtwoord kunnen omzeilen of achterhalen en dus toegang krijgen tot de klanteninfo en
- De SSD uit de laptop halen en kunnen proberen toegang te krijgen tot de opgeslagen data.
Als belastingadviseur en op grond van de AVG wil je graag beide voorkomen.
De beveiliging van de SSD-data kan fors worden opgeschroefd door gebruik te maken van data-encryptie en uiteraard heb ik dat al toegepast.
Feit blijft echter dat daarmee niet het probleem van de automatische data-synchronisatie van klanteninfo is opgelost; dit gebeurt namelijk “on the fly”.
Enfin, contact opgenomen met mijn systeembeheerder en aan deze voorgelegd of bij het opstarten van de laptop tweetraps authenticatie mogelijk is. Ik weet dat dit kan bij Microsoft Office-producten, maar of die authenticatie ook bestaat bij Windows 10 is mij onbekend.
Uiteindelijk blijkt dat de gewenste tweetraps authenticatie niet mogelijk is.
Nou, daar zit je dan als zelfstandig gevestigde belastingadviseur; je wilt zo perfect mogelijk aan de vereisten van de AVG voldoen, maar dat is dus simpelweg niet mogelijk.
Ik hoop nu maar dat lezers van mijn blog wel een goede en werkbare oplossing of toepassing weten, want voor mij houdt het nu even op.
Overigens heb ik het sterke vermoeden, maar zekerheid heb ik natuurlijk niet, dat vele concullega’s met hetzelfde probleem worstelen. Ook zij zullen graag een oplossing willen.