De Belastingdienst lukt het meer dan regelmatig om brieven, formulieren, et cetera van burgers en adviseurs kwijt te raken; dat is vooral de laatste jaren een veelgehoorde klacht.
Staatssecretaris Vijlbrief heeft bevestigd dat de Belastingdienst zich ook zorgen maakt over het verdwijnen van brieven, et cetera en de Belastingdienst gaat daarom de mogelijkheid van het invoeren van een zogenoemd track & trace systeem onderzoeken.
Zo’n track & trace systeem moet dan ook kunnen aangeven:
- Waar stukken zich bevinden
- Bij voorkeur ook: bij wie en
- Wat de stand van be- of afhandeling is.
Een track & trace systeem zal zeker de (soms veel te) lange doorlooptijden bij de Belastingdienst moeten voorkomen.
Ik ben een groot voorstander van zo’n systeem.
Ik vraag me wel af wat je als burger of belastingadviseur moet doen als je constateert dat jouw ingezonden stukken niet in het track & trace systeem voorkomen dan wel dat de behandelingsduur erg lang wordt?
- Moet je dan contact opnemen met de Belastingtelefoon?
- Of ontvang je van het track & trace systeem (telkens) het doorkiesnummer van de desbetreffende belastingambtenaar?
Ik hoop echt dat het laatste het geval is.
Mogelijk dat de Belastingdienst dan ook aandacht schenkt aan zijn wijze van telefonische contacten met intermediairs, zoals belastingadviseurs. Op dit moment is het zo dat je als intermediair:
- Geen rechtstreeks doorkiesnummers van belastingambtenaren hebt.
Uitzonderingen: intermediairs met Horizontaal Toezicht en intermediairs, die zelf zo goed en kwaad mogelijk doorkiesnummers van belastingambtenaren proberen te verzamelen (wat overigens erg moeilijk is) en dus - Moet bellen met de Belastingtelefoon, waarvan de medewerkers geen doorverbindfunctionaliteit of -mogelijkheid hebben, maar ze wel naar hun collega-belastingambtenaren een “terugbelverzoek” kunnen zenden. Je kunt overigens wel aangeven op welke dag en in welk tijdblok die collega-belastingambtenaar je belt.
Dat terugbellen is n.m.m. vaak te kwalificeren als “onbevredigend” omdat:
- De belastingambtenaar je (terug)belt op een tijdstip dat het hem of haar uitkomt en dus niet op de afgesproken dag of in het afgesproken tijdblok
- Als je niet kunt opnemen, kun je later ook niet zelf naar die ambtenaar bellen, want hij/zij belt je “anoniem”
- Heb je pech, dan belt die belastingambtenaar je dus niet meer en moet je weer via de Belastingtelefoon, et cetera
- He je geluk (geluk, want zo ervaren veel intermediairs dat), dan belt de belastingambtenaar je weer en kan je zaken bespreken en mogelijk ook afspraken maken …….
Nog vorige week heb ik vorenstaande situatie aan de hand gehad en gelukkig belde de belastingambtenaar terug. We hebben een goed zakelijk gesprek gehad en afspraken gemaakt. Helaas wil de belastingambtenaar de gemaakte afspraken niet bevestigen per brief of e-mailbericht. Letterlijk zegt hij: “Ik ben belastingambtenaar en u moet mij maar geloven”.
Als belastingadviseur kan je daar professioneel niet zo veel mee, wetende dat ook belastingambtenaren soms een selectief geheugen hebben.
Staatssecretaris Vijlbrief: Zou een track & trace systeem voor telefonische contacten, telefonische opvolging, et cetera een optie zijn?
Een voorlopige (deel)oplossing is zeker het nooit meer “anoniem” bellen door belastingambtenaren!