Een werkgever haalt een financieel prachtige opdracht binnen; alleen: de enkele reisafstand tussen zijn vestigingsplaats en de plaats, waar de opdracht moet worden uitgevoerd, is meer dan 100 kilometer. Het is voor zijn werknemers geen optie om dagelijks heen en weer te reizen, dus regelt de werkgever voor zijn werknemers overnachting, inclusief maaltijden, in een hotel.
Nu staat in artikel 10 van de op de loonbelasting 1964 – kort weergegeven – dat alle vergoedingen en verstrekkingen, welke aan werknemers worden gegeven, belast loon vormen. En dat willen zowel de werkgever als de werknemers niet.
Gelukkig heeft de werkgever een aantal mogelijkheden om eventuele belastingheffing over de hotel- en bijvoorbeeld maaltijdkosten (zoveel mogelijk) te voorkomen:
- De zogenoemde 20-dagenregeling. Dit is weliswaar geen wettelijke regeling (want afgeschaft met ingang van 2004), maar is als zodanig wel opgenomen in het Handboek Loonheffingen en de Belastingdienst hanteert deze regeling.
Deze regeling houdt in dat in de situatie dat een werknemer
in een periode van minder dan 20 weken
b. minimaal 1 keer per week reist tussen zijn woning en de plaats waar hij verblijft (bijvoorbeeld hotel),
diens werkgever de kosten van hotelovernachtingen en maaltijden onbelast mag vergoeden of ter beschikking stellen. - Het kan (en zal ook) voorkomen dat een opdracht aanmerkelijk langer duurt dan de hiervoor vermelde 20 dagen. Wanneer de werkgever nu de – in mijn ogen: terechte – stelling inneemt dat in casu sprake is van een “project”, hoeft de werkgever de kosten van hotelovernachtingen en maaltijden niet tot het belaste loon van de werknemers te rekenen.
Het is wel verstandig om dit dan tevoren af te stemmen met de Belastingdienst, hoewel ik heb begrepen dat de Belastingdienst eerder wil grijpen naar de 20-dagenregeling dan naar het aanmerken als project.
Mijn advies is dan ook om tevoren alles goed in kaart te hebben en dit met uw (salaris)adviseur en/of de Belastingdienst goed af te stemmen. Op fiscale correcties, naheffingsaanslagen, et cetera zit volgens mij niemand echt te wachten.