Een poosje geleden heb ik voor een adviesklant een verzoek om een (ingewikkelde) betalingsregeling gezonden naar de Belastingdienst, meer specifiek:
Centrale administratieve processen
Invordering Landelijk Incassocentrum
te Heerlen.
Na ruim een maand ontvang ik op 25 februari 2020 een brief van de Belastingdienst en – afgezien van de inhoud van die brief – viel mij het volgende op:
- Er staat geen “Belastingdienst”-logo op
- Bovenaan de brief, staat in het midden het woord Belastingdienst en dit in zijn standaard-lettertype
- De aanhef is “Geachte heer/mevrouw” terwijl ik mijn eerder verzoek
– heb ondertekend en
– onder mijn handtekening duidelijk mijn voorletters en achternaam heb vermeld - De brief eindigt letterlijk met:
Hoogachtend,
de ontvanger.
Ergo: geen handtekening en geen naam of iets dergelijks
5. Ook bevat de brief geen (direct) doorkiesnummer, geen algemeen telefoonnummer en al helemaal geen e-mailadres en
6. Niet zo heel belangrijk, maar de brief heeft de dagtekening 18 februari 2020; hij is dus een flink poosje onderweg geweest.
Hoe koud wil je het hebben?
Nog niet eens zo lang geleden publiceerde de Belastingdienst zijn richtlijnen voor correspondentie en de bijbehorende huisstijl. In die richtlijnen begint de Belastingdienst met het melden dat “Een correcte ondertekening door (of namens) de juiste, bevoegde persoon is van groot belang bij de correspondentie van de Belastingdienst”.
Dit is zeker een goed uitgangspunt.
Met betrekking tot brieven van de Belastingdienst (dus niet aanslagen of beschikkingen), staat heel duidelijk in de richtlijnen onder meer het volgende:
- De zin ‘Deze brief is centraal in een geautomatiseerd proces vervaardigd en is daarom niet ondertekend’, gebruiken wij niet meer
- Brieven ondertekenen we wel
- De ondertekening wordt, als dat mogelijk is, aangevuld met een persoonlijke handtekening.
Ik vraag me dan ook af waarom de Belastingdienst, in casu het Landelijk Incassocentrum, zich niet houdt aan de eigen huisstijl van de Belastingdienst. De wijze van corresponderen schept zonder meer een grote afstand tussen – in dit geval – een belastingschuldige en de Belastingdienst. Naar mijn mening moet je dat als Belastingdienst zeker niet willen en altijd proberen te voorkomen.
Dat het ook anders kan, leert mij een rondje langs meerdere overheidsinstanties; een paar voorbeelden:
- Zorg altijd voor een ondertekening, want een brief zonder ondertekening is geen lezersvriendelijke brief
- Het bezoekadres, postadres, de telefoon-, fax- en webgegevens staan standaard in de brief
- Dit betekent dat uit oogpunt van beleefdheid en goede omgangsvormen in beginsel van overheidsinstanties mag worden verwacht dat bij de ondertekening van brieven duidelijk kenbaar is wie deze brief heeft opgesteld en in welke hoedanigheid deze persoon dat heeft gedaan
Laten we afspreken dat we (dus ook de Belastingdienst) in het vervolg met elkaar “warm” corresponderen, dus:
- Hoogachtend niet meer gebruiken en dit vervangen door Met vriendelijke groeten
- Altijd persoonlijk ondertekenen (mag ook met een gescande handtekening) en
- Altijd je volledige naam vermelden.