Wanneer je voor de heffing van inkomstenbelasting als ondernemer werkzaam bent of bent geweest, kun je voor meerdere fiscale faciliteiten (aftrekposten) in aanmerking komen, zoals bijvoorbeeld de Zelfstandigenaftrek, de Startersaftrek, Speur & Ontwikkelingsaftrek en de dotatie aan de Oudedagsreserve.
Om voor de vorenstaande (of een aantal ervan) aftrekposten in aanmerking te komen, moet je:
1. in het kalenderjaar ten minste 1.225 uren aan je onderneming/bedrijf hebben besteed en/of
2. heb je naast je onderneming nog een baan (loondienst), dan moet je dat jaar de meeste tijd hebben besteed aan je onderneming. Er is één uitzondering op deze regel en dat is wanneer je in 1 van de 5 voorafgaande jaren geen ondernemer bent geweest.
Belangrijk is ook te weten dat het urencriterium van 1.225 uren voor het gehele kalenderjaar geldt. Start je je onderneming op 1 oktober van een jaar, dan mag je dus die 1.225 uren niet pro rata nemen. Neen, je moet dan in de maanden oktober tot en met december toch die 1.225 uren in je onderneming hebben gewerkt om in aanmerking te komen voor de fiscale faciliteiten.
Uiteraard komt dan ook de vraag op welke bestede uren in aanmerking komen voor het urencriterium?
Dat zijn dan in het algemeen (maar niet uitsluitend) de door jou aan je klanten gedeclareerde uren/werkzaamheden, het maken en/of bespreken van offertes, het bijhouden van de administraties, besprekingen met je adviseurs, het onderhouden van je website, het afhandelen van e-mailberichten, het doornemen van vakliteratuur, het onderhoud plegen aan gereedschappen, et cetera.
Het “bereikbaar zijn” voor klanten kwalificeert niet voor het urencriterium. Met het bereikbaar zijn, bedoel ik dan dat je telefonisch bereikbaar bent voor klanten en/of prospects. Die (mobiele) telefoon heb je meestal toch al altijd bij je en je kunt dan niet met succes de stelling innemen dat je dan ook bereikbaar bent voor klanten en dat dus die tijd is aan te merken als ondernemingswerkzaamheid.
Menigmaal voert de ondernemer met de Belastingdienst de discussie of de ondernemer in een bepaald jaar dat urencriterium van 1.225 uur wel heeft gehaald. De Belastingdienst eist vaak dat er een schriftelijke vastlegging van de gewerkte uren moet zijn en dan bij voorkeur ook nog eens de combinatie van (zakelijke) agenda en een afzonderlijke schriftelijke vastlegging/specificatie van de gewerkte uren. Je moet als ondernemer dus bewijzen dat je hebt voldaan aan die 1.225 uren.
Ik zie ook regelmatig dat op diverse internet-platforms dit bewijs moet worden geleverd.
Naar mijn mening is geen sprake van bewijzen, maar van aannemelijk maken. Aannemelijk maken is een veel zwakkere vorm dan bewijzen.
In de situatie dat de Belastingdienst – gemotiveerd – van mening is dat hij twijfelt aan de juistheid van het voldaan hebben aan het urencriterium, zul je als ondernemer toch die uren moeten aantonen.
Maar let op: de Belastingdienst moet wel gemotiveerd aangeven waarom hij vindt dat je niet hebt voldaan aan het urencriterium. Het simpelweg roepen van “Ik geloof je niet” is dan ook onvoldoende.
Er is sprake van vrije bewijsleer; je kunt zelf bepalen of en op welke wijze je aannemelijk of aantoonbaar wilt maken dat je hebt voldaan aan het urencriterium.
Een voorbeeld:
– een fiscalist declareert in enig jaar in totaal 1.100 uren advieswerkzaamheden aan zijn klanten (dit is uiteraard duidelijk aantoonbaar). Daarnaast is het aannemelijk dat hij per week ten minste 3 uren besteedt aan ondeclarabele advieswerkzaamheden, bijhouden vakliteratuur, adminjstratie voeren, et cetera. Dat deze fiscalist het bijhouden van vakliteratuur, et cetera niet afzonderlijk administreert, is n.m.m. geen enkel probleem.
Mijn advies aan elke ondernemer voor de inkomstenbelasting is nog eens goed na te gaan of en op welke wijze je aannemelijk – en bij gemotiveerde betwisting door de Belastingdienst – of aantoonbaar kunt maken dat je in het kalenderjaar hebt voldaan aan het urencriterium van 1.225 uren. Het fiscale en dus financiële belang is daarvoor groot genoeg!