Feitelijk is UBO de afkorting van “Ultimate beneficial owner” ofwel de uiteindelijke belanghebbende.
Je bent een “UBO” als jij – en vaak niemand anders – meer dan 25% van de aandelen hebt van of het voor het zeggen hebt in jouw organisatie; jij bent degene die de uiteindelijke beslissing neemt.
Met ingang van 27 september vorig jaar (2020) moeten organisaties, bijvoorbeeld bv’s, deze UBO inschrijven in het nieuwe UBO-register, welk register wordt gevormd en bijgehouden door de Kamer van Koophandel.
Het beoogde doel van dit UBO-register is om met name financiële en/of economische criminaliteit zoveel mogelijk te voorkomen dan wel op te sporen. Een en nader vindt de oorsprong in de wet Wwft, zijnde de wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme.
Ik heb nu dus ruim één jaar ervaring mogen opdoen met (de medewerkers van) het UBO-register en ik ben nog steeds niet erg enthousiast. Natuurlijk zijn er altijd kinderziektes bij een nieuw fenomeen als bijvoorbeeld het UBO-register, maar juist het aanwezig zijn of kunnen verwachten van kinderziektes, zou voor medewerkers van het UBO-register (hierna: het UBO-register) reden moeten zijn om zich bij ontvangen inschrijvingen of wijziging wat soepeler op te stellen. En dat is in de praktijk nu juist te weinig het geval ……
Ik ben ervan overtuigd dat veel van mijn collega’s dezelfde ervaringen of misschien zelfs nog vervelender ervaring hebben.
Zo maar een paar praktijkgevallen:
- Het UBO-register blijft ingezonden formulieren terugzenden naar de notaris en verlangt dat er ook een formulier nummer zoveel moet worden ingevuld en toegezonden. Het desbetreffende formulier nummer zoveel ziet echter toe op inschrijvingen van een nevenvestiging en ja, die nevenvestiging is er niet eens.
- Bij de inschrijving neemt het UBO-register de naam van de UBO verkeerd over (een simpel typefoutje, meer niet) en het duurt bijna drie weken eer het UBO-register dat hersteld heeft; automatiserings-technisch was dat blijkbaar niet eerder mogelijk.
Wat was nu de typefout: de UBO heeft de Belgische nationaliteit en diens tussenvoegsel van zijn naam is “Van” en in het UBO-register werd abusievelijk opgenomen “van”. Op zich geen groot probleem, alleen was er toen ineens een mismatch met de inschrijving in het Handelsregister (waar wel staat “Van”) en dus ….. geen inschrijving in het UBO-register.
- Man en vrouw (echtpaar) hebben beiden 50% van de aandelen van een bv. De man overlijdt en kort daarna worden de nodige wijzigingsformulieren gezonden naar zowel het Handelsregister als het UBO-register. Ik had kunnen voorspellen dat een en ander niet goed zou gaan, want de mutatieformulieren voor het Handelsregister moesten naar KVK Arnhem en die voor het UBO-register naar KvK Eindhoven.
En het gaat ook fout: het UBO-register KvK Eindhoven is voortvarend en pikt erg snel de uitschrijving als UBO van de man op, maar dan zien ze dat de man nog steeds in het Handelsregister als bestuurder staat ingeschreven (die mutatieformulieren waren namelijk nog niet verwerkt door KvK Arnhem); ergo, een mismatch en wat doet het UBO-register dan? Geloof het of niet, maar de bv ontvangt van het UBO-register bericht dat er een mismatch is en daarom hebben ze de formulieren vernietigt. En ja, graag zo spoedig mogelijk de juiste info naar het UBO-register sturen.
- Van een bestaande bv wordt de UBO aangemeld bij het UBO-register. Ik heb vóór toezending van de desbetreffende formulieren alles dubbel gecontroleerd op juistheid en volledigheid. En tot mijn oprechte verbazing ontvangt de bv het bericht dat de inschrijving niet kon gebeuren omdat het bsn onleesbaar was gemaakt op de achterkant van de fotokopie van het ID-bewijs. Ikzelf heb toen weer naar mijn kopie-exemplaren in mijn dossier gekeken en zelfs “een blind paard met epilepsie” had zonder zich bovenmatig te hoeven inspannen dat bsn kunnen zien en lezen.
Gebeld met het UBO-register en gelukkig hadden ze daar nog een gescand exemplaar van de inschrijvingsformulieren, et cetera. Het UBO-register was het toen plotseling wel met mij eens dat het bsn gewoon op de fotokopie van het ID-bewijs stond en dat het bsn ook nog eens goed leesbaar was. Bij wijze van grote uitzondering wordt het formulier alsnog verwerkt.
Een paar weken geleden behandelde ik in mijn blog de nog steeds aanwezige Paarse Krokodil; zie mijn blog van 31 augustus 2021. Het blijft een diersoort, welke haast niet uit te roeien valt.